REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG PSYCHOLOGICZNYCH I PSYCHOTERAPEUTYCZNYCH

Obowiązuje od dnia: 15.07.2026 Wersja: 1.2

DANE PODMIOTU

Pozycja	Wartość
Nazwa podmiotu	Pracownie Rozwoju i Psychoterapii INSIGHT
Osoba prowadząca	Konrad Grześlak
NIP	5241156137
REGON	142133627
Adres siedziby / miejsca świadczenia usług	Ul. Feliksa Pancera 9/26, 03-187 Warszawa Ul. Marymoncka 32B/19, 01-869 Warszawa
Adres e-mail do kontaktu	marymoncka@pracownia-insight.pl
Strona internetowa	marymoncka.pracownia-insight.pl

Podmiot prowadzi działalność pod marką „Pracownie Rozwoju i Psychoterapii INSIGHT" wspólnie z innymi niezależnymi podmiotami gospodarczymi świadczącymi analogiczne usługi w ramach wspólnej marki. Umowa o świadczenie usług zawierana jest wyłącznie z podmiotem wskazanym powyżej — pozostałe podmioty współpracujące pod marką nie są stroną tej umowy.

SPIS TREŚCI

• § 1. Definicje

• § 2. Postanowienia ogólne

• § 3. Zakres podmiotowy — kto może korzystać z usług

• § 4. Konsultacje psychologiczne i psychoterapia

• § 5. Zasady prowadzenia Sesji

• § 6. Odwoływanie Sesji i niestawienie się

• § 7. Sesje online (świadczenie usług drogą elektroniczną)

• § 8. Nagrywanie Sesji

• § 9. AI-transkrypcja i anonimizacja

• § 10. Cennik i warunki cenowe

• § 11. Metody płatności

• § 12. Bezpieczeństwo transakcji online

• § 13. Realizacja usługi i termin świadczenia

• § 14. Faktury i rachunki

• § 15. Prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość

• § 16. Reklamacje usług

• § 17. Reklamacje płatności

• § 18. Zwroty

• § 19. Tajemnica zawodowa i wyjątki od niej

• § 20. Ochrona danych osobowych (RODO)

• § 21. Odpowiedzialność stron

• § 22. Postanowienia końcowe

§ 1. Definicje

Ilekroć w Regulaminie użyto niżej wymienionych pojęć, oznaczają one:

1. Regulamin — niniejszy regulamin świadczenia usług psychologicznych i psychoterapeutycznych.

2. Pracownia — podmiot wskazany w sekcji „Dane Podmiotu", świadczący usługi objęte Regulaminem.

3. Marka — wspólna marka „Pracownie Rozwoju i Psychoterapii INSIGHT", pod którą Pracownia prowadzi działalność wraz z innymi niezależnymi podmiotami; sama marka nie jest stroną umowy z Klientem.

4. Klient (zwany również „Pacjentem") — osoba fizyczna korzystająca z usług Pracowni na podstawie Regulaminu.

5. Terapeuta — osoba świadcząca w imieniu Pracowni usługi psychologiczne lub psychoterapeutyczne; określenie obejmuje psychologów i psychoterapeutów, niezależnie od tytułu zawodowego.

6. Konsultacja psychoterapeutyzna — pojedyncze spotkanie diagnostyczne lub doradcze z Terapeutą, mające na celu wstępne rozpoznanie zgłaszanego problemu i wskazanie kierunku dalszej pracy.

7. Psychoterapia — proces terapeutyczny prowadzony przez Terapeutę na podstawie Kontraktu terapeutycznego, obejmujący cykl regularnych Sesji.

8. Sesja — pojedyncze spotkanie z Terapeutą trwające 50 minut, świadczone stacjonarnie w gabinetach Pracowni albo w trybie zdalnym.

9. Wizyta — synonim Sesji; określenie używane wymiennie.

10. Umowa — umowa o świadczenie usług psychologicznych lub psychoterapeutycznych zawarta pomiędzy Pracownią a Klientem w związku z rezerwacją Sesji, w tym poprzez akceptację Regulaminu.

11. Kontrakt terapeutyczny — pisemne lub elektroniczne porozumienie między Terapeutą a Klientem, zawierane zwykle około trzeciej Sesji, doprecyzowujące cel i zasady procesu psychoterapii; może w indywidualnym zakresie modyfikować wybrane postanowienia Regulaminu.

12. Sesja stacjonarna — Sesja odbywająca się osobiście, w gabinecie Pracowni pod adresem wskazanym w Danych Podmiotu.

13. Sesja online (lub „Sesja zdalna") — Sesja świadczona drogą elektroniczną, za pośrednictwem narzędzi komunikacji wideo lub audio, wskazanych w § 7.

14. Serwis internetowy — strona internetowa Pracowni pod adresem wskazanym w Danych Podmiotu, umożliwiająca zapoznanie się z ofertą, cennikiem, Regulaminem i realizację płatności online.

15. Operator Płatności — PayPro SA z siedzibą przy ul. Pastelowej 8, 60-198 Poznań, NIP 779-236-98-87, KRS 0000347935, prowadzący serwis Przelewy24, obsługujący płatności online na rzecz Pracowni.

16. RODO — Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych.

17. Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną — ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2020 poz. 344 z późn. zm.).

18. Kodeks Etyczny PTP — Kodeks Etyczno-Zawodowy Polskiego Towarzystwa Psychologicznego.

19. Superwizja — regularna konsultacja pracy Terapeuty z certyfikowanym Superwizorem, obejmująca omawianie prowadzonych procesów terapeutycznych w formie zanonimizowanej (bez ujawniania danych identyfikujących Klientów).

20. AI-transkrypcja — proces automatycznej zamiany audio z Sesji na tekst, prowadzony lokalnie na sprzęcie Pracowni, opisany szczegółowo w §§ 8–9.

§ 2. Postanowienia ogólne

21. Regulamin określa zasady świadczenia przez Pracownię usług psychologicznych i psychoterapeutycznych, w tym zasady rezerwacji Sesji, płatności, odwoływania wizyt, prowadzenia Sesji stacjonarnych i online, ochrony tajemnicy zawodowej oraz przetwarzania danych osobowych Klientów.

22. Regulamin jest dostępny nieodpłatnie na stronie internetowej Pracowni, w miejscu umożliwiającym jego pozyskanie, odtworzenie i utrwalenie w każdym czasie, zgodnie z art. 8 ust. 1 pkt 2 Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

23. Rezerwacja Sesji przez Klienta oznacza zapoznanie się z Regulaminem i jego akceptację. Klient, który nie akceptuje treści Regulaminu, nie powinien rezerwować Sesji ani korzystać z usług Pracowni.

24. Terapeuci Pracowni:

◦ psychologowie — posiadają uprawnienia zawodowe zgodnie z ustawą z dnia 23 stycznia 2026 r. o zawodzie psychologa oraz samorządzie zawodowym psychologów (dyplom studiów magisterskich z psychologii oraz wpis do właściwego rejestru, jeśli obowiązuje);

◦ psychoterapeuci — legitymują się certyfikatem psychoterapeuty wydanym przez Polskie Towarzystwo Psychologiczne, Polskie Towarzystwo Psychiatryczne, Polskie Towarzystwo Psychoterapii Poznawczo-Behawioralnej lub inne, albo są w trakcie procesu certyfikacji pod nadzorem Superwizora, albo są w trakcie szkolenia w szkole psychoterapii na trzecim roku szkolenia i wyżej;

◦ kierują się Kodeksem Etycznym właściwym dla swojego nurtu;

◦ poddają swoją pracę regularnym Superwizjom u certyfikowanych Superwizorów, Superwizorów-aplikantów lub Superwizorów-dydaktyków, przy czym omawianie przypadków Klientów odbywa się wyłącznie w formie zanonimizowanej;

◦ świadczą usługi z zachowaniem należytej staranności zawodowej.

25. Pracownia zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności:

◦ zmian w przepisach prawa;

◦ zmian w ofercie usług;

◦ zmian w stosowanych technologiach (np. narzędziach do Sesji online);

◦ zmian w zasadach współpracy z Operatorem Płatności.

26. O każdej zmianie Regulaminu Klienci korzystający aktualnie z usług Pracowni zostaną poinformowani drogą elektroniczną z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Do umów zawartych przed datą zmiany stosuje się postanowienia Regulaminu w brzmieniu obowiązującym w dacie zawarcia umowy.

27. Historyczne wersje Regulaminu są archiwizowane przez Pracownię i udostępniane Klientowi na żądanie skierowane na adres e-mail wskazany w Danych Podmiotu.

§ 3. Zakres podmiotowy — kto może korzystać z usług

28. Z usług Pracowni mogą korzystać osoby fizyczne, które:

◦ posiadają pełną zdolność do czynności prawnych (co do zasady — osoby pełnoletnie i nieubezwłasnowolnione);

◦ wyrażają zgodę na kontakt z Terapeutą i akceptują postanowienia Regulaminu.

29. W przypadku osób niepełnoletnich oraz osób nieposiadających pełnej zdolności do czynności prawnych:

◦ wymagana jest pisemna zgoda obojga rodziców lub opiekunów prawnych na korzystanie z usług Pracowni;

◦ dla osób powyżej 16 roku życia wymagana jest pisemna zgoda osoby niepełnoletniej;

◦ wstępnym warunkiem rozpoczęcia pracy z osobą niepełnoletnią jest konsultacja Terapeuty z rodzicem lub opiekunem prawnym;

◦ w toku dalszej pracy rodzic lub opiekun prawny może być zapraszany na wybrane Sesje na zasadach ustalonych z Terapeutą w Kontrakcie terapeutycznym.

30. Osoba korzystająca z usług Pracowni w imieniu podopiecznego niepełnoletniego oświadcza, że jest rodzicem lub opiekunem prawnym uprawnionym do wyrażenia zgody na korzystanie przez podopiecznego z usług Pracowni.

31. Terapeuta może odmówić świadczenia usług osobie:

◦ której żądania są niemożliwe do zrealizowania lub szkodliwe dla niej samej lub osób trzecich;

◦ która narusza dobra osobiste Terapeuty lub innych osób;

◦ która pozostaje pod wpływem alkoholu lub innych środków odurzających;

◦ która zachowuje się agresywnie;

◦ wobec której Terapeuta uznaje — z powodów zawodowych lub osobistych — że nie może rzetelnie świadczyć usług (w szczególności, gdy Terapeuta prowadzi lub prowadził proces terapeutyczny innej osoby, która pozostaje lub pozostawała w bliskich relacjach z osobą chcącą rozpocząć proces terapeutyczny); w takim przypadku Terapeuta w miarę możliwości wskaże Klientowi innego Terapeutę Pracowni lub zewnętrznego specjalistę.

32. Odmowa świadczenia usług w sytuacjach opisanych powyżej nie stanowi naruszenia Regulaminu i nie rodzi po stronie Klienta roszczeń odszkodowawczych, z zastrzeżeniem zwrotu wniesionej opłaty za Sesję, która na skutek odmowy nie została zrealizowana.

33. Klient zobowiązuje się do:

◦ przestrzegania Regulaminu;

◦ podawania prawdziwych danych przy rezerwacji Sesji, w tym adresu email i numeru telefonu;

◦ poszanowania Terapeuty i personelu Pracowni;

◦ terminowego regulowania płatności zgodnie z § 11.

§ 4. Konsultacje psychologiczne i psychoterapia

34. Współpraca z Terapeutą rozpoczyna się co do zasady od Konsultacji psychoterapeutycznych — zwykle od 1 do 3 spotkań poświęconych:

◦ wstępnemu rozpoznaniu zgłaszanego przez Klienta problemu;

◦ określeniu celu dalszej pracy;

◦ ustaleniu zasad ewentualnej współpracy terapeutycznej.

35. Zapisanie się na Konsultację u konkretnego Terapeuty nie gwarantuje Klientowi kontynuacji pracy z tym samym Terapeutą w formie procesu psychoterapii. W wyniku Konsultacji Terapeuta może:

◦ zaproponować Klientowi rozpoczęcie psychoterapii u siebie;

◦ wskazać innego Terapeutę Pracowni jako lepiej dopasowanego do potrzeb Klienta;

◦ zarekomendować skorzystanie z pomocy specjalisty spoza Pracowni (np. psychiatra, psychoterapeuta o innej specjalizacji);

◦ uznać, że w danym momencie Klient nie potrzebuje interwencji terapeutycznej.

36. Jeżeli Klient i Terapeuta zdecydują się na rozpoczęcie procesu psychoterapii, w toku dalszej pracy — zwykle około trzeciej Sesji — zawierany jest pisemnie lub elektronicznie Kontrakt terapeutyczny, doprecyzowujący:

◦ cel i przewidywany przebieg pracy;

◦ częstotliwość Sesji;

◦ zasady odwoływania Sesji (mogą różnić się od zasad ogólnych z Regulaminu);

◦ zasady zakończenia procesu;

◦ inne kwestie istotne dla konkretnej relacji terapeutycznej.

37. Sesje odbywają się domyślnie raz w tygodniu, w stałym dniu i o stałej godzinie ustalonych z Terapeutą. Terapeuta i Klient mogą uzgodnić inną częstotliwość spotkań (np. dwa razy w tygodniu, raz na dwa tygodnie), co odnotowywane jest w Kontrakcie terapeutycznym.

38. Zakończenie procesu psychoterapii może nastąpić:

◦ z inicjatywy Klienta — w każdym czasie, przy czym zalecane jest przeznaczenie co najmniej jednej Sesji na rozmowę o powodach i przebiegu zakończenia;

◦ z inicjatywy Terapeuty — z uzasadnionej przyczyny zawodowej lub etycznej, z zachowaniem zasady zapewnienia Klientowi ciągłości opieki (np. wskazanie innego Terapeuty);

◦ za zgodnym porozumieniem Stron.

39. Klient ma prawo do wystąpienia o zaświadczenie o korzystaniu z pomocy psychologicznej lub psychoterapeutycznej. Zaświadczenie wydawane jest z następującymi ograniczeniami:

◦ wskazuje od kiedy odbywają się spotkania i w jakiej częstotliwości;

◦ nie zawiera informacji o treści Sesji ani o rozpoznaniach klinicznych, chyba że Klient wystąpi o opinię o odrębnym zakresie i uzasadnieniu;

◦ wydawane wyłącznie po odbyciu co najmniej trzech Sesji;

◦ w przypadku sporządzania opinii psychologicznej Terapeuta ma prawo zweryfikować dane osobowe Klienta na podstawie dokumentu tożsamości.

40. Terapeuta może odmówić wydania zaświadczenia lub opinii o treści, która w jego ocenie zawodowej byłaby niezgodna ze stanem faktycznym, sprzeczna z Kodeksem Etycznym PTP albo szkodliwa dla Klienta lub osób trzecich.

§ 5. Zasady prowadzenia Sesji

41. Sesja trwa 50 minut i rozpoczyna się o umówionej godzinie.

42. Klient zobowiązany jest przybyć na Sesję punktualnie:

◦ w przypadku Sesji stacjonarnej — do gabinetu Pracowni pod adresem wskazanym w Danych Podmiotu;

◦ w przypadku Sesji online — dołączając do wideospotkania z odpowiednim wyprzedzeniem umożliwiającym sprawdzenie sprzętu.

43. Spóźnienie Klienta nie powoduje przedłużenia Sesji. Sesja kończy się o zaplanowanej godzinie, a Klient ponosi pełny koszt Sesji zgodny z cennikiem.

44. Spóźnienie Terapeuty o więcej niż 10 minut, z przyczyn leżących po stronie Terapeuty lub Pracowni, uprawnia Klienta do:

◦ przedłużenia Sesji o czas odpowiadający spóźnieniu; albo

◦ skorzystania z Sesji w niepełnym wymiarze z proporcjonalnym obniżeniem opłaty; albo

◦ odwołania Sesji bez ponoszenia jej kosztu i ustalenia nowego terminu.

45. Sesje stacjonarne i Sesje online mają w Pracowni równorzędny status — obie są pełnowartościowymi formami świadczenia usługi. Wybór formy ustalany jest z Terapeutą, przy uwzględnieniu specyfiki problemu i preferencji Klienta.

46. W trakcie Sesji Klient zobowiązuje się do:

◦ poszanowania czasu i uwagi Terapeuty;

◦ powstrzymania się od zachowań agresywnych, ubliżających albo naruszających dobra osobiste Terapeuty;

◦ powstrzymania się od nagrywania Sesji bez uprzedniej zgody Terapeuty (szczegóły w § 8);

◦ w przypadku Sesji online — zapewnienia sobie warunków sprzyjających skupieniu i prywatności (osobne pomieszczenie, brak obecności osób trzecich, słuchawki, wyłączenie powiadomień).

47. W przypadku Sesji online Klient odpowiada za:

◦ stabilność swojego łącza internetowego oraz sprawność swojego sprzętu;

◦ zapewnienie sobie warunków lokalowych chroniących prywatność rozmowy (osoby trzecie nie powinny słyszeć rozmowy).

48. Terapeuta ma prawo przerwać Sesję, jeżeli:

◦ Klient znajduje się pod wpływem alkoholu lub innych środków odurzających;

◦ Klient zachowuje się agresywnie lub w sposób uniemożliwiający pracę;

◦ w przypadku Sesji online — Klient rażąco narusza zasady ochrony prywatności (np. widoczne są osoby trzecie postronne, prowadzi rozmowę w miejscu publicznym).

Sesja przerwana z powodów, o których mowa w niniejszym ustępie, uznawana jest za zrealizowaną w pełnym wymiarze i podlega opłacie zgodnie z cennikiem.

§ 6. Odwoływanie Sesji i niestawienie się

49. Odwołanie lub przełożenie Sesji przez Klienta następuje wyłącznie poprzez:

◦ bezpośredni kontakt z Terapeutą — telefonicznie lub SMS-em na numer wskazany przez Terapeutę; albo

◦ wiadomość e-mail na adres kontaktowy Pracowni wskazany w Danych Podmiotu.

Zawiadomienie przekazane w inny sposób (np. przez osoby trzecie, komunikator internetowy nieuzgodniony z Terapeutą) nie jest skuteczne i nie zwalnia Klienta z opłaty za Sesję.

50. Zasady rozliczania odwołanych Sesji:

Termin odwołania	Opłata za Sesję
Co najmniej 24 godziny przed zaplanowanym rozpoczęciem Sesji	Bez opłaty — Sesja nie jest rozliczana
Później niż 24 godziny przed zaplanowanym rozpoczęciem Sesji	100% ceny Sesji wg obowiązującego cennika
Niestawienie się na Sesję bez uprzedniego odwołania	100% ceny Sesji wg obowiązującego cennika

51. Domyślna stawka opłaty za Sesję odwołaną z zachowaniem terminu krótszego niż 24 godziny wynosi 100% ceny Sesji. W ramach Kontraktu terapeutycznego Klient i Terapeuta mogą indywidualnie ustalić inną wysokość lub inny mechanizm rozliczania (np. częściowa opłata, możliwość „zawieszenia" jednej Sesji w miesiącu bez opłaty). Ustalenia Kontraktu mają w tym zakresie pierwszeństwo przed postanowieniami Regulaminu.

52. Odwołanie Sesji z powodu nagłej choroby lub innej ważnej przyczyny losowej — Terapeuta może na wniosek Klienta odstąpić od naliczenia opłaty, kierując się indywidualną oceną sytuacji. Decyzja Terapeuty w tym zakresie ma charakter uznaniowy i nie stanowi precedensu na przyszłość.

53. Odwołanie Sesji przez Terapeutę (z powodów zawodowych lub osobistych po jego stronie) następuje bez opłaty dla Klienta. Pracownia dołoży starań, aby zaproponować Klientowi nowy termin Sesji z minimalną zwłoką. Klient nie może dochodzić od Pracowni odszkodowania z tytułu odwołania Sesji przez Terapeutę, poza zwrotem ewentualnej opłaty wniesionej z góry za odwołaną Sesję.

54. Odwołanie Sesji z powodu siły wyższej (w rozumieniu ogólnie przyjętym w prawie cywilnym — np. kataklizm, awaria zasilania obejmująca całą okolicę, poważna awaria łączy internetowych) — Strony ustalają nowy termin Sesji bez opłat po którejkolwiek ze stron.

55. Płatność z góry a odwołanie:

◦ jeżeli Klient wniósł opłatę za Sesję z góry (np. przez Serwis Płatności) i odwołał Sesję z zachowaniem terminu co najmniej 24 godzin, opłata podlega zwrotowi w pełnej wysokości w terminie i trybie opisanym w § 18;

◦ jeżeli Klient odwołał Sesję później niż 24 godziny przed terminem, opłata nie podlega zwrotowi (chyba że Kontrakt terapeutyczny stanowi inaczej lub Terapeuta odstąpił od naliczenia opłaty na zasadach opisanych w ust. 4).

56. Skutek niestawienia się na Sesję bez uprzedniego odwołania:

◦ Klient ponosi 100% ceny Sesji;

◦ jeżeli sytuacja powtarza się, Terapeuta może odmówić dalszej współpracy zgodnie z zasadami zakończenia procesu psychoterapii (§ 4 ust. 5);

◦ w Kontrakcie terapeutycznym Strony mogą uzgodnić inny mechanizm rozliczania powtarzających się nieobecności.

57. Przełożenie Sesji (zmiana terminu z zachowaniem tej samej Sesji jako świadczenia) traktowane jest w tym samym trybie co odwołanie — decydującym momentem jest moment złożenia wniosku o przełożenie, nie moment ustalenia nowego terminu.

§ 7. Sesje online (świadczenie usług drogą elektroniczną)

58. Pracownia świadczy usługi psychologiczne i psychoterapeutyczne również drogą elektroniczną, w formie Sesji online. Świadczenie tych usług następuje na zasadach określonych w Regulaminie oraz w Ustawie o świadczeniu usług drogą elektroniczną z dnia 18 lipca 2002 r.

59. Sesja online odbywa się za pośrednictwem jednego z rekomendowanych narzędzi wideokomunikacji, spośród których Terapeuta i Klient uzgadniają indywidualnie kanał realizacji Sesji. Aktualnie akceptowane narzędzia:

a) Jitsi Meet w infrastrukturze własnej Pracowni — dostępny pod adresem https://spotkanie.pracownia-insight.pl, uruchamiany na serwerze wynajmowanym przez Pracownię (lokalizacja: Warszawa). To narzędzie rekomendowane, ze względu na:

▪ brak pośrednictwa zewnętrznych dostawców przy transmisji obrazu i dźwięku;

▪ brak analizy komunikacji w celach marketingowych lub trenowania modeli AI po stronie dostawcy;

▪ dostęp do Sesji zabezpieczony tokenem o ograniczonej czasowo ważności generowanym po stronie Pracowni;

▪ zgodność z zasadą minimalizacji danych (RODO).

b) WhatsApp (Meta Platforms Ireland Ltd.) — dopuszczalny na wyraźne życzenie Klienta lub w sytuacjach, gdy Klient nie ma możliwości technicznej dołączenia przez Jitsi.

c) Google Meet (Google Ireland Ltd.) — dopuszczalny na tych samych zasadach co WhatsApp.

60. Klient przyjmuje do wiadomości, że narzędzia wymienione w ust. 2 pkt 2 i 3 (WhatsApp, Google Meet) są usługami stron trzecich i podlegają regulaminom oraz politykom prywatności ich dostawców. W przypadku wyboru tych narzędzi Klient akceptuje ryzyka związane z przetwarzaniem metadanych rozmowy przez tych dostawców — obejmuje to w szczególności to, że sam fakt korzystania z usług Pracowni przez Klienta (kto z kim rozmawiał, kiedy i jak długo) może być widoczny dla dostawcy narzędzia. Terapeuta nie może w tym zakresie zapewnić pełnej poufności — pełną poufność zapewnia wyłącznie narzędzie z ust. 2 pkt 1 (Jitsi Meet w infrastrukturze własnej Pracowni).

61. Wybór konkretnego narzędzia dokumentowany jest w Kontrakcie terapeutycznym lub w korespondencji między Terapeutą a Klientem poprzedzającej pierwszą Sesję online.

62. Wymagania techniczne po stronie Klienta:

◦ urządzenie (komputer, tablet, telefon) z aktywną kamerą i mikrofonem;

◦ stabilne połączenie internetowe umożliwiające prowadzenie rozmowy wideo;

◦ w przypadku Jitsi: aktualna wersja przeglądarki internetowej (Chrome, Firefox, Safari, Edge — w wersjach nie starszych niż 2 lata) albo aplikacja mobilna Jitsi Meet;

◦ w przypadku WhatsApp lub Google Meet: aktualna wersja odpowiedniej aplikacji na urządzeniu Klienta.

63. Wymagania organizacyjne po stronie Klienta:

◦ Klient bierze udział w Sesji z miejsca zapewniającego prywatność rozmowy (osoby trzecie nie powinny mieć możliwości usłyszenia ani zobaczenia Klienta lub Terapeuty);

◦ zalecane jest używanie słuchawek dla ograniczenia rozprzestrzeniania dźwięku;

◦ Klient powinien wyłączyć powiadomienia oraz zamknąć aplikacje, które mogłyby zakłócić Sesję.

64. Pracownia nie ponosi odpowiedzialności za:

◦ jakość połączenia internetowego po stronie Klienta;

◦ awarie sprzętu Klienta;

◦ działanie usług wideokomunikacyjnych dostarczanych przez podmioty trzecie (WhatsApp, Google Meet) — zgodnie z ich regulaminami.

65. W przypadku awarii technicznej w trakcie Sesji online:

◦ jeżeli awaria po którejkolwiek ze stron uniemożliwia kontynuację Sesji przez okres krótszy niż 10 minut, Sesja jest kontynuowana i uznana za zrealizowaną w pełnym wymiarze;

◦ jeżeli awaria trwa dłużej niż 10 minut i uniemożliwia kontynuację, Terapeuta i Klient uzgadniają dalszy sposób postępowania: dokończenie Sesji w formie rozmowy telefonicznej, przełożenie Sesji na inny termin albo przeprowadzenie skróconej Sesji z proporcjonalnym rozliczeniem opłaty;

◦ jeżeli awaria wystąpiła wyłącznie po stronie Pracowni i Sesja nie mogła zostać przeprowadzona, Klient nie ponosi opłaty za tę Sesję, a Terapeuta zaproponuje nowy termin.

66. Prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość — Klientowi jako konsumentowi przysługuje prawo odstąpienia od umowy o świadczenie usług na odległość w terminie 14 dni od daty jej zawarcia, na zasadach szczegółowo opisanych w § 15. Prawo odstąpienia nie przysługuje po rozpoczęciu świadczenia usługi (rozpoczęciu Sesji), zgodnie z art. 38 ustawy o prawach konsumenta — o czym Klient jest informowany przed rozpoczęciem Sesji.

67. Rozpoczęcie Sesji online przez Klienta (dołączenie do wideospotkania) oznacza wyraźną zgodę Klienta na rozpoczęcie świadczenia usługi przed upływem terminu do odstąpienia od umowy i utratę prawa odstąpienia zgodnie z ust. 9 zdanie ostatnie.

§ 8. Nagrywanie Sesji

68. Klient nie ma prawa nagrywać Sesji (obrazu, dźwięku ani rozmowy tekstowej) bez uprzedniej, pisemnej lub elektronicznej zgody Terapeuty. Naruszenie tego zakazu może stanowić podstawę zakończenia współpracy oraz — w zależności od okoliczności — dochodzenia przez Pracownię lub Terapeutę roszczeń z tytułu naruszenia dóbr osobistych.

69. Terapeuta może nagrać Sesję (dźwięk i wideo) na własnym sprzęcie albo za pomocą funkcji nagrywania systemu wideokonferencji Pracowni — kamerze, telefonie, dyktafonie albo — w przypadku Sesji online — poprzez nagranie dźwięku po stronie serwera Jitsi Meet Pracowni — pod warunkiem uzyskania uprzedniej wyraźnej zgody Klienta, wyrażonej:

◦ pisemnie (np. w Kontrakcie terapeutycznym lub w osobnym oświadczeniu);

◦ albo elektronicznie (e-mail, potwierdzenie w komunikatorze);

◦ albo ustnie, na początku Sesji — z odnotowaniem tego faktu przez Terapeutę oraz odtworzeniem pytania i zgody na początku samego nagrania.

70. Cel nagrywania Sesji przez Terapeutę może obejmować wyłącznie:

◦ przygotowanie do Superwizji (materiał omawiany z Superwizorem, zawsze w formie zanonimizowanej — zob. § 19 dotyczący tajemnicy zawodowej i superwizji);

◦ AI-transkrypcję opisaną w § 9 (Whisper — model uruchamiany lokalnie na sprzęcie wewnętrznym Pracowni);

◦ wsparcie własnych notatek Terapeuty z Sesji.

Nagranie nie może być wykorzystywane w żadnym innym celu, w szczególności nie może być udostępniane osobom trzecim ani wykorzystywane w celach marketingowych, dydaktycznych, publicznych ani jakichkolwiek innych, poza wskazanymi wyżej.

71. Sprzęt i sposób przechowywania nagrań:

◦ nagrania są przechowywane na osobistym sprzęcie Terapeuty (telefon, laptop) zabezpieczonym hasłem i szyfrowaniem dysku albo — w przypadku nagrań wykonanych przez system wideokonferencji Pracowni — w systemie CRM Pracowni, na zabezpieczonym serwerze, z dostępem ograniczonym do Terapeuty prowadzącego Sesję oraz administratora systemu;

◦ Terapeuta nie przekazuje nagrań w niezaszyfrowany sposób (nie wysyła mailem, komunikatorem, nie umieszcza w chmurach publicznych typu Google Drive, iCloud, Dropbox bez szyfrowania);

◦ poza miejscami wskazanymi powyżej nagrania nie są przechowywane w innych systemach ani udostępniane podmiotom trzecim.

72. Okres przechowywania nagrania surowego (nieanonimizowanego) wynosi maksymalnie 60 dni od dnia Sesji. W tym czasie Terapeuta wykorzystuje nagranie do celów wymienionych w ust. 3, po czym oryginał zostaje trwale usunięty. Po tym okresie w archiwum Terapeuty może pozostać wyłącznie zanonimizowana transkrypcja zgodnie z § 9.

73. Wycofanie zgody na nagrywanie:

◦ Klient może w każdym czasie wycofać zgodę na nagrywanie Sesji, bez podania przyczyny;

◦ wycofanie zgody następuje przez oświadczenie skierowane do Terapeuty w dowolnej formie (ustnie, mailem, SMS-em);

◦ wycofanie zgody skutkuje niezwłocznym zaprzestaniem nagrywania oraz usunięciem dotychczas wykonanych nagrań surowych przez Terapeutę w terminie maksymalnie 7 dni od otrzymania oświadczenia;

◦ wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, które nastąpiło przed jej wycofaniem.

74. Prawo Klienta do wglądu w nagranie i transkrypcję:

◦ Klient ma prawo w każdym czasie żądać wglądu w wykonane nagranie oraz sporządzoną transkrypcję (zarówno surową, jak i zanonimizowaną);

◦ Terapeuta udostępnia Klientowi kopię nagrania i/lub transkrypcji w formie elektronicznej, na wskazany przez Klienta bezpieczny kanał (zabezpieczony hasłem plik, szyfrowany link), w terminie maksymalnie 14 dni od żądania;

◦ z udostępnienia sporządzany jest krótki protokół dokumentujący datę, zakres i formę udostępnienia.

75. Prawo Klienta do żądania usunięcia nagrania i/lub transkrypcji:

◦ Klient może w każdym czasie żądać usunięcia nagrania surowego lub zanonimizowanej transkrypcji, bez konieczności uzasadniania żądania;

◦ Terapeuta dokonuje trwałego usunięcia w terminie maksymalnie 7 dni od otrzymania żądania i potwierdza fakt usunięcia Klientowi drogą elektroniczną.

76. Terapeuta zobowiązuje się, że nie będzie tworzył nagrań Sesji poza sytuacjami objętymi zgodą Klienta. W szczególności Terapeuta nie prowadzi automatycznych nagrań Sesji bez wiedzy Klienta.

§ 9. AI-transkrypcja i anonimizacja

77. AI-transkrypcja to proces automatycznej zamiany zarejestrowanego dźwięku Sesji na tekst, wykorzystywany przez Terapeutę jako wsparcie w prowadzeniu dokumentacji terapeutycznej, przygotowaniu do superwizji oraz analizie treści pracy z Klientem.

78. Zasada lokalności — deklaracja Pracowni:

◦ transkrypcja odbywa się wyłącznie na sprzęcie Pracowni (komputer stacjonarny lub laptop), w oparciu o lokalnie uruchomiony model Whisper (open-source, opracowany przez OpenAI Inc., udostępniany na licencji MIT);

◦ żadne dane audio pochodzące z Sesji Klienta nie są wysyłane do zewnętrznych usług AI, w tym w szczególności do: OpenAI API, Anthropic (Claude), Google (Gemini), Microsoft, Meta, xAI, ani do jakiegokolwiek innego dostawcy usług chmurowych AI;

79. Zakres wykorzystania transkrypcji:

◦ surowa transkrypcja (zawierająca imiona, nazwiska, miejsca, daty, inne informacje identyfikujące) — wykorzystywana wyłącznie przez Terapeutę do sporządzenia notatek własnych z Sesji oraz do weryfikacji poprawności transkrypcji;

◦ zanonimizowana transkrypcja — może być wykorzystywana dodatkowo do:

◦ przygotowania materiału do Superwizji (patrz § 19);

◦ analizy wzorców klinicznych w agregacie prac Terapeuty (np. częstotliwość poruszania konkretnych tematów).

80. Anonimizacja oznacza usunięcie z transkrypcji wszystkich informacji umożliwiających identyfikację Klienta lub osób trzecich, w tym:

◦ imion i nazwisk (Klienta, jego rodziny, znajomych, współpracowników, itp.);

◦ adresów, miejscowości, nazw ulic;

◦ dat urodzenia, dat konkretnych wydarzeń umożliwiających identyfikację;

◦ miejsc pracy, nazw firm, instytucji;

◦ innych szczegółów, które w połączeniu mogłyby wskazać na tożsamość osoby.

Anonimizacja jest przeprowadzana z użyciem oprogramowania działającego lokalnie, a następnie weryfikowana ręcznie przez Terapeutę przed dalszym wykorzystaniem transkrypcji.

81. Okresy przechowywania:

◦ surowa transkrypcja: maksymalnie 30 dni od dnia Sesji, po czym plik zostaje trwale usunięty;

◦ zanonimizowana transkrypcja: 5 lat — zgodnie z zaleceniami dotyczącymi przechowywania dokumentacji terapeutycznej;

◦ nagranie audio (jeśli zachowane): zgodnie z § 8 ust. 5 — maksymalnie 60 dni.

82. Prawa Klienta w związku z AI-transkrypcją:

◦ prawo wglądu — Klient ma prawo w każdym czasie zażądać wglądu w transkrypcję (surową oraz zanonimizowaną) dotyczącą jego Sesji; wgląd realizowany jest zgodnie z § 8 ust. 7;

◦ prawo do usunięcia — Klient może w każdym czasie zażądać usunięcia transkrypcji dotyczącej jego Sesji, bez konieczności uzasadnienia; usunięcie następuje w terminie 7 dni i jest potwierdzane Klientowi;

◦ prawo do wycofania zgody na przyszłość — Klient może wycofać zgodę na AI-transkrypcję kolejnych Sesji; nie ma to wpływu na status transkrypcji już wykonanych (którą Klient może osobno usunąć zgodnie z powyższym prawem);

◦ prawo do wglądu w listę zastosowanych narzędzi — Klient może zażądać informacji o konkretnym oprogramowaniu wykorzystanym do transkrypcji i anonimizacji.

83. AI-transkrypcja jest dobrowolna po stronie Klienta:

◦ odmowa zgody na AI-transkrypcję nie ma wpływu na jakość i zakres świadczonych Klientowi usług psychologicznych i psychoterapeutycznych;

◦ odmowa nie może być podstawą do odmowy świadczenia usług przez Terapeutę.

84. Zabezpieczenia techniczne:

◦ dysk sprzętu, na którym przechowywane są transkrypcje, jest szyfrowany (np. BitLocker, FileVault, LUKS lub równoważne);

◦ dostęp do plików transkrypcji zabezpieczony jest hasłem;

◦ transkrypcje nie są synchronizowane do publicznych usług chmurowych (Google Drive, iCloud, Dropbox, OneDrive) bez odrębnego szyfrowania;

◦ kopie zapasowe (jeśli tworzone) są szyfrowane i przechowywane wyłącznie na sprzęcie Terapeuty lub na zewnętrznym dysku podłączonym doraźnie.

85. Odpowiedzialność Pracowni: w przypadku stwierdzenia nieuprawnionego dostępu do nagrań lub transkrypcji, Pracownia niezwłocznie:

◦ powiadomi Klienta o incydencie;

◦ podejmie środki mające na celu ograniczenie skutków incydentu;

◦ zgłosi incydent do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w terminie i trybie przewidzianym w RODO (art. 33).

§ 10. Cennik i warunki cenowe

86. Ceny usług świadczonych przez Pracownię są publikowane w cenniku dostępnym na stronie internetowej Pracowni pod adresem https://marymoncka.pracownia-insight.pl/cennik.

87. Cennik zawiera:

◦ listę oferowanych usług (konsultacje psychologiczne, sesje psychoterapii, wizyty online i stacjonarne);

◦ ceny brutto wyrażone w złotych polskich (PLN);

◦ ewentualne różnice cenowe zależne od Terapeuty lub typu usługi.

88. Waluta rozliczeniowa — wszystkie płatności rozliczane są w złotych polskich (PLN). W przypadku Klientów płacących kartą wydaną w innej walucie, przewalutowanie następuje po kursie ustalonym przez bank Klienta lub sieć płatniczą karty (Visa, Mastercard), zgodnie z regulaminem karty — Pracownia nie ma wpływu na kurs przewalutowania ani nie pobiera z tego tytułu dodatkowych opłat.

89. Zwolnienie z VAT — usługi psychologiczne i psychoterapeutyczne świadczone przez Pracownię korzystają ze zwolnienia z podatku VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 19 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (usługi w zakresie opieki medycznej służące profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia, świadczone przez osoby wykonujące zawód medyczny lub w ramach działalności terapeutycznej). Cena podana w cenniku stanowi cenę ostateczną.

90. Cena obowiązująca dla konkretnej Sesji to cena z cennika obowiązującego w dniu rezerwacji tej Sesji. Późniejsza zmiana cennika nie ma wpływu na cenę już zarezerwowanych Sesji.

91. Zmiana cennika:

◦ Pracownia zastrzega sobie prawo do aktualizacji cennika, w szczególności ze względu na inflację, zmiany kosztów prowadzenia działalności lub zmiany po stronie Terapeutów;

◦ Klienci korzystający z usług Pracowni w sposób ciągły (proces psychoterapii, powtarzalne konsultacje) są informowani o zmianie cennika drogą elektroniczną z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem;

◦ Klient, który nie akceptuje zmienionego cennika, może zakończyć współpracę zgodnie z § 4 ust. 5, bez ponoszenia dodatkowych kosztów.

92. Rabaty, pakiety, promocje — jeżeli Pracownia oferuje ceny pakietowe (np. za większą liczbę Sesji z góry), warunki takich pakietów są ogłaszane odrębnie w cenniku lub bezpośrednio w Kontrakcie terapeutycznym.

§ 11. Metody płatności

93. Klient może uregulować należność za Sesję przy pomocy jednej z akceptowanych form płatności:

W przypadku Sesji stacjonarnych:

• gotówką — bezpośrednio w gabinecie Pracowni, po zakończeniu Sesji;

• kartą płatniczą — kartą Visa, Mastercard, Visa Debit, Mastercard Debit, przy użyciu terminala płatniczego Pracowni (jeżeli Terapeuta go posiada);

• przelewem bankowym — na rachunek bankowy Pracowni wskazany na fakturze/rachunku, w terminie 7 dni od Sesji;

• online przez serwis Przelewy24 — na zasadach opisanych w ust. 2 poniżej.

W przypadku Sesji online:

• co do zasady online przez serwis Przelewy24 — z góry, na zasadach opisanych w ust. 2 poniżej.

94. Płatność online przez Przelewy24 — mechanizm szczegółowy:

d) Operator Płatności: PayPro SA z siedzibą przy ul. Pastelowej 8, 60-198 Poznań, KRS 0000347935, NIP 779-236-98-87, prowadzący serwis Przelewy24 (www.przelewy24.pl) — instytucja płatnicza wpisana do rejestru krajowych instytucji płatniczych prowadzonego przez Komisję Nadzoru Finansowego pod numerem IP24/2014.

e) Metody płatności dostępne przez serwis Przelewy24:

▪ BLIK (autoryzacja 6-cyfrowym kodem generowanym w aplikacji banku Klienta);

▪ karty płatnicze — Visa, Visa Debit, Mastercard, Mastercard Debit (jeżeli akceptacja kart została udostępniona przez Operatora Płatności dla konta Pracowni);

▪ portfele elektroniczne — Apple Pay, Google Pay (jeżeli udostępnione przez Operatora Płatności);

▪ przelew online (pay-by-link) — bezpośrednie przekierowanie do bankowości elektronicznej Klienta.

Pełna, aktualna lista dostępnych metod płatności widoczna jest na stronie realizacji płatności Operatora Płatności, po przekierowaniu Klienta z serwisu Pracowni.

f) Wygenerowanie linku do płatności: w dniu poprzedzającym Sesję Klient otrzymuje wiadomość e-mail z adresu info@pracownia-insight.pl oraz opcjonalnie SMS o nagłówku „PracInsight", zawierające spersonalizowany link w domenie insi.live, przy pomocy którego można zainicjować płatność.

g) Przebieg płatności:

▪ Klient klika w link i zostaje przekierowany do strony Operatora Płatności;

▪ na stronie Operatora Płatności Klient wybiera preferowaną metodę płatności;

▪ Klient przechodzi przez proces autoryzacji zgodnie z wymogami dostawcy wybranej metody płatności (potwierdzenie w aplikacji bankowej, kod BLIK, autoryzacja 3D Secure dla karty, biometria dla Apple/Google Pay itp.);

▪ po pozytywnej autoryzacji Klient otrzymuje e-mail potwierdzający płatność bezpośrednio od Operatora Płatności;

▪ transakcja jest równocześnie odnotowywana w systemie CRM Pracowni.

h) Nieudana lub przerwana płatność: w przypadku przerwania procesu płatności przez Klienta lub błędu po stronie Operatora Płatności, Klient jest zobowiązany do kontaktu z Pracownią pod adresem info@pracownia-insight.pl w celu:

▪ ponownego wygenerowania linku do płatności; lub

▪ uzgodnienia płatności w innej formie.

i) Ważność linku: link do płatności pozostaje aktywny do momentu opłacenia Sesji lub jej odwołania. Klient może wielokrotnie klikać w link i za każdym razem otrzyma świeżo wygenerowaną transakcję z aktualnym terminem ważności po stronie Operatora Płatności.

95. Domyślna forma płatności online — dla Sesji online domyślną formą płatności jest serwis Przelewy24 z płatnością z góry. Dla Sesji stacjonarnych domyślną formą jest również Przelewy24, z możliwością zamiast tego uiszczenia płatności gotówką lub kartą bezpośrednio w gabinecie.

96. Skutek nieopłacenia z góry Sesji online:

◦ jeżeli Klient nie opłaci Sesji online do momentu jej rozpoczęcia, Terapeuta może w swojej ocenie:

◦ przeprowadzić Sesję i wystawić Klientowi rachunek do zapłaty po Sesji (z terminem 7 dni); albo

◦ odmówić przeprowadzenia Sesji i uznać ją za odwołaną z powodów leżących po stronie Klienta (z konsekwencjami z § 6);

◦ decyzja Terapeuty jest komunikowana Klientowi przed zaplanowaną godziną Sesji.

97. Waluta transakcji — wszystkie transakcje przez Przelewy24 realizowane są w złotych polskich (PLN). Klient płacący kartą lub portfelem elektronicznym powiązanym z rachunkiem w innej walucie ponosi ewentualne koszty przewalutowania po stronie swojego banku lub sieci płatniczej — Pracownia nie ma wpływu na te koszty ani ich wysokość.

98. Ochrona danych karty — dane karty płatniczej Klienta (numer, data ważności, kod CVV/CVC) nie są przetwarzane, gromadzone ani przechowywane przez Pracownię. Cały proces autoryzacji karty odbywa się w środowisku Operatora Płatności, spełniającym wymogi standardu PCI-DSS (Payment Card Industry Data Security Standard). Pracownia otrzymuje od Operatora Płatności wyłącznie informacje o wyniku transakcji (sukces/niepowodzenie) oraz identyfikator transakcji.

§ 12. Bezpieczeństwo transakcji online

99. Silne uwierzytelnianie klienta (SCA): transakcje kartowe oraz część innych metod płatności podlegają obowiązkowi silnego uwierzytelniania Klienta zgodnie z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/2366 z dnia 25 listopada 2015 r. w sprawie usług płatniczych w ramach rynku wewnętrznego (PSD2). W praktyce oznacza to, że w trakcie autoryzacji transakcji bank Klienta może wymagać:

◦ potwierdzenia w aplikacji bankowej;

◦ podania kodu z wiadomości SMS;

◦ użycia danych biometrycznych (odcisk palca, rozpoznanie twarzy);

◦ podania hasła jednorazowego.

100. 3D Secure (3DS 2): transakcje kartami Visa i Mastercard realizowane są z wykorzystaniem protokołu 3D Secure w wersji 2, zapewniającego dodatkowe zabezpieczenie przed nieautoryzowanym użyciem karty. Klient może być poproszony przez swój bank o potwierdzenie transakcji zgodnie z mechanizmem SCA opisanym w ust. 1.

101. Certyfikat SSL/TLS: strona internetowa Pracowni oraz strona realizacji płatności Operatora Płatności są zabezpieczone certyfikatami SSL/TLS w wersji nie starszej niż TLS 1.2, zapewniającymi szyfrowanie połączenia między urządzeniem Klienta a serwerami odbierającymi płatność.

102. Standard PCI-DSS: Operator Płatności (PayPro SA) jest certyfikowanym podmiotem zgodnym ze standardem PCI-DSS Level 1 — najwyższym poziomem certyfikacji bezpieczeństwa branży płatności kartami. Klient może zapoznać się z aktualnym statusem certyfikacji Operatora Płatności na jego stronie internetowej www.przelewy24.pl.

103. Minimalizacja danych: Pracownia otrzymuje od Operatora Płatności minimalny zakres danych transakcyjnych — identyfikator transakcji, kwotę, status, znacznik czasu — bez informacji o numerze karty, danych 3DS ani szczegółów autoryzacyjnych.

104. Odpowiedzialność za nieautoryzowaną transakcję: w przypadku nieautoryzowanej transakcji kartą po stronie Klienta, Klient powinien niezwłocznie:

◦ zgłosić incydent w banku wydawcy karty (zablokować kartę);

◦ skontaktować się z Operatorem Płatności pod adresem serwis@przelewy24.pl;

◦ poinformować Pracownię pod adresem wskazanym w Danych Podmiotu.

Zasady odpowiedzialności za nieautoryzowaną transakcję określa ustawa z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (Dz.U. 2011 Nr 199 poz. 1175 z późn. zm.), w szczególności art. 46 i n.

105. Reklamacje płatności rozpatrywane są w trybie opisanym w § 17.

§ 13. Realizacja usługi i termin świadczenia

106. Sposoby rezerwacji Sesji: Klient może zarezerwować Sesję na jeden z następujących sposobów:

◦ formularz rezerwacji online na stronie internetowej Pracowni;

◦ wiadomość e-mail skierowana do Pracowni lub bezpośrednio do wybranego Terapeuty;

◦ kontakt telefoniczny lub SMS z Terapeutą albo z sekretariatem Pracowni;

◦ osobiście, w gabinecie Pracowni podczas wcześniejszej Sesji lub wizyty.

107. Umowa o świadczenie usługi psychologicznej lub psychoterapeutycznej pomiędzy Pracownią a Klientem zawierana jest z chwilą:

◦ potwierdzenia rezerwacji Sesji przez Pracownię (przy każdym ze sposobów rezerwacji z ust. 1); lub

◦ dokonania pierwszej płatności za Sesję (jeżeli płatność następuje przed potwierdzeniem rezerwacji).

108. Termin realizacji usługi: usługa (Sesja) jest realizowana w dniu i o godzinie umówionej z Terapeutą. Umówiony termin jest równoznaczny z terminem świadczenia usługi w rozumieniu art. 12 ust. 1 pkt 8 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz.U. 2014 poz. 827 z późn. zm.).

109. Warunki realizacji usługi opłaconej z góry:

◦ opłacenie Sesji z góry przez Klienta stanowi wyraźną zgodę Klienta na rozpoczęcie świadczenia usługi przed upływem terminu do odstąpienia od umowy zawartej na odległość (14 dni), zgodnie z art. 15 ust. 3 oraz art. 38 pkt 1 ustawy o prawach konsumenta;

◦ Klient traci prawo odstąpienia od umowy z chwilą rozpoczęcia Sesji (dołączenia do wideospotkania w przypadku Sesji online lub przyjęcia w gabinecie w przypadku Sesji stacjonarnej);

◦ do momentu rozpoczęcia Sesji Klient zachowuje prawo odstąpienia oraz prawo do odwołania Sesji na zasadach z § 6.

110. Sytuacje szczególne — zwrot płatności:

◦ jeżeli Sesja opłacona z góry nie odbyła się z przyczyn leżących po stronie Pracowni — Klientowi przysługuje pełny zwrot wniesionej opłaty na zasadach z § 18;

◦ jeżeli Sesja została odwołana przez Klienta z zachowaniem terminu (co najmniej 24 godziny przed) — Klientowi przysługuje pełny zwrot wniesionej opłaty;

◦ jeżeli Sesja została odwołana przez Klienta z naruszeniem terminu (mniej niż 24 godziny przed) lub Klient nie stawił się na Sesję — opłata nie podlega zwrotowi, zgodnie z zasadami rozliczania odwołanych Sesji z § 6 ust. 7.

111. Termin zwrotu: zwrot wniesionej opłaty jest realizowany na tę samą metodę płatności, którą Klient zapłacił za Sesję, w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia stwierdzenia podstawy zwrotu (odwołanie Sesji przez Klienta w terminie, odwołanie Sesji przez Terapeutę, odstąpienie od umowy). Faktyczny czas otrzymania środków przez Klienta może być dłuższy w zależności od banku i metody płatności (od 1 do 14 dni roboczych dla kart, od 1 do 3 dni dla BLIK, do 3 dni roboczych dla przelewów).

§ 14. Faktury i rachunki

112. Podstawowy dokument sprzedaży: Pracownia wystawia rachunek lub fakturę za wykonaną usługę, zgodnie z żądaniem Klienta.

113. Faktura na życzenie:

◦ Klient chcący otrzymać fakturę zamiast rachunku, powinien poinformować o tym Terapeutę przed lub w trakcie Sesji (najpóźniej przed dokonaniem płatności);

◦ w przypadku faktury dla firmy Klient podaje pełne dane rejestrowe (nazwę, adres, NIP);

◦ faktura jest wystawiana w terminie zgodnym z przepisami ustawy o VAT (co do zasady do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu świadczenia usługi).

114. Zwolnienie z VAT — na fakturze / rachunku wskazana jest podstawa zwolnienia z podatku VAT (art. 43 ust. 1 pkt 19 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług).

115. Forma dostarczenia dokumentu:

◦ rachunek lub faktura mogą być dostarczone Klientowi w formie elektronicznej (PDF) na wskazany przez Klienta adres e-mail — jest to forma preferowana;

◦ na życzenie Klienta Pracownia może wystawić dokument w formie papierowej (osobiście lub pocztą).

116. Duplikaty i korekty: w przypadku zagubienia dokumentu Klient może wystąpić o duplikat na adres kontaktowy Pracowni. W przypadku błędu w danych — Klient zgłasza korektę na adres kontaktowy Pracowni. Duplikaty i korekty wystawiane są bez dodatkowej opłaty.

§ 15. Prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość

117. Podstawa prawna: Klientowi będącemu konsumentem przysługuje prawo odstąpienia od umowy zawartej z Pracownią na odległość, zgodnie z ustawą z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz.U. 2014 poz. 827 z późn. zm.).

118. Termin: prawo odstąpienia od umowy przysługuje w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy, tj. od dnia potwierdzenia rezerwacji Sesji przez Pracownię lub dokonania pierwszej płatności — w zależności od tego, które zdarzenie nastąpiło wcześniej.

119. Sposób złożenia oświadczenia: oświadczenie o odstąpieniu od umowy Klient składa Pracowni w dowolnej formie zapewniającej możliwość zapoznania się z jego treścią, w szczególności:

◦ drogą elektroniczną — na adres e-mail wskazany w Danych Podmiotu;

◦ w formie pisemnej — na adres siedziby Pracowni wskazany w Danych Podmiotu;

◦ w postaci wypełnionego wzoru formularza odstąpienia, stanowiącego załącznik nr 2 do ustawy o prawach konsumenta (nie jest to wymagane, ale Klient może z niego skorzystać).

120. Zachowanie terminu 14-dniowego — do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem (art. 30 ust. 2 ustawy o prawach konsumenta). Decydująca dla dochowania terminu jest data nadania oświadczenia. Umowa ulega rozwiązaniu z chwilą dotarcia oświadczenia do Pracowni w sposób umożliwiający zapoznanie się z jego treścią.

121. Skutki odstąpienia:

◦ umowa uważana jest za niezawartą;

◦ Klientowi przysługuje zwrot całości uiszczonej opłaty (jeżeli została uiszczona), w terminie i trybie opisanym w § 18;

◦ Klient nie ponosi żadnych kosztów w związku z odstąpieniem od umowy przed rozpoczęciem świadczenia usługi.

122. Wyłączenie prawa odstąpienia — usługa rozpoczęta: zgodnie z art. 38 pkt 1 ustawy o prawach konsumenta, prawo odstąpienia nie przysługuje Klientowi w odniesieniu do umów o świadczenie usług, za które Klient jest zobowiązany do zapłaty ceny, jeżeli:

◦ Pracownia wykonała w pełni usługę za wyraźną i uprzednią zgodą Klienta, który został poinformowany przed rozpoczęciem świadczenia, że po jego spełnieniu utraci prawo odstąpienia od umowy, i przyjął to do wiadomości.

W praktyce oznacza to, że z chwilą rozpoczęcia Sesji (dołączenia do wideospotkania w przypadku Sesji online lub przyjęcia w gabinecie w przypadku Sesji stacjonarnej), Klient traci prawo odstąpienia od umowy dotyczącej tej Sesji. Klient jest o tym informowany:

◦ w treści niniejszego Regulaminu (który akceptuje przy rezerwacji);

◦ w wiadomości e-mail towarzyszącej wygenerowaniu linku do płatności;

◦ w wiadomości potwierdzającej rezerwację.

123. Odstąpienie od pakietu Sesji: w przypadku gdy Pracownia oferuje pakiety Sesji, a Klient wykupił jeden z nich z góry:

◦ odstąpienie od umowy w ciągu 14 dni od jej zawarcia przed rozpoczęciem którejkolwiek z Sesji z pakietu — Klient otrzymuje pełny zwrot;

◦ odstąpienie po rozpoczęciu części Sesji z pakietu — Klient otrzymuje zwrot proporcjonalny do niezrealizowanej części pakietu, po potrąceniu wartości Sesji już zrealizowanych zgodnie z cennikiem podstawowym (bez zniżki pakietowej).

§ 16. Reklamacje usług

124. Prawo do reklamacji: Klient ma prawo do złożenia reklamacji dotyczącej sposobu świadczenia usług przez Pracownię lub jakości świadczonych usług.

125. Termin złożenia reklamacji: zaleca się złożenie reklamacji w terminie 14 dni od dnia:

◦ zakończenia Sesji, której dotyczy — dla reklamacji dotyczących pojedynczej Sesji;

◦ stwierdzenia okoliczności stanowiącej podstawę reklamacji — dla reklamacji dotyczących innych aspektów świadczenia usług. Złożenie reklamacji po upływie zalecanego terminu nie pozbawia Klienta uprawnień wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

126. Forma i treść reklamacji: dla swej skuteczności formalnej reklamacja powinna być złożona:

◦ drogą elektroniczną — na adres e-mail wskazany w Danych Podmiotu; albo

◦ w formie pisemnej — na adres siedziby Pracowni.

Reklamacja powinna zawierać:

◦ imię, nazwisko i dane kontaktowe Klienta (e-mail, telefon);

◦ opis okoliczności stanowiących podstawę reklamacji (data Sesji, imię i nazwisko Terapeuty, opis sytuacji);

◦ oczekiwany sposób rozpatrzenia reklamacji (np. zwrot opłaty, przeprowadzenie ponownej Sesji, wyjaśnienie).

127. Termin rozpoznania reklamacji: Pracownia rozpoznaje reklamację i udziela odpowiedzi Klientowi w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania.

128. Brak odpowiedzi w terminie: nierozpoznanie reklamacji w terminie 14 dni uważa się za jej uznanie zgodnie z żądaniem Klienta (zgodnie z art. 7a ust. 2 ustawy o prawach konsumenta).

129. Sposób poinformowania o rozstrzygnięciu: Pracownia informuje Klienta o rozstrzygnięciu reklamacji w formie, w jakiej reklamacja została złożona (e-mail lub list pisemny), z uzasadnieniem stanowiska Pracowni.

130. Zachowanie zasad tajemnicy zawodowej: rozpatrywanie reklamacji odbywa się z zachowaniem zasad tajemnicy zawodowej opisanych w § 19 (Tajemnica zawodowa i wyjątki od niej) — treść Sesji nie jest ujawniana osobom trzecim w toku rozpatrywania reklamacji, chyba że Klient wyrazi na to wyraźną zgodę.

131. Reklamacja nie wyklucza możliwości dochodzenia przez Klienta roszczeń na drodze cywilnoprawnej ani skorzystania z pozasądowych mechanizmów rozstrzygania sporów opisanych w Postanowieniach Końcowych.

§ 17. Reklamacje płatności

132. Zakres: reklamacje dotyczące procesu płatności online (błędna kwota, podwójne obciążenie karty, nieudana autoryzacja, nieuprawnione obciążenie) mogą być składane równolegle do:

◦ Operatora Płatności — PayPro SA (Przelewy24) pod adresem serwis@przelewy24.pl lub przez formularz kontaktowy na stronie www.przelewy24.pl/pomoc (dane kontaktowe Operatora Płatności dostępne są w regulaminie Przelewy24);

◦ Pracowni — pod adresem e-mail wskazanym w Danych Podmiotu.

133. Zalecana kolejność zgłoszeń:

◦ w pierwszej kolejności rekomendujemy zgłoszenie do Operatora Płatności, który dysponuje pełnymi danymi transakcyjnymi i najszybciej może zweryfikować status płatności;

◦ równocześnie warto poinformować Pracownię, aby wstrzymała ewentualne działania związane z rezerwacją Sesji lub jej rozliczeniem.

134. Zakres pomocy Pracowni: Pracownia zobowiązuje się do współpracy z Klientem w wyjaśnianiu reklamacji płatności, w szczególności do:

◦ udostępnienia Klientowi identyfikatora transakcji, kwoty, znacznika czasu i statusu — w zakresie posiadanych informacji;

◦ przekazania Operatorowi Płatności informacji niezbędnych do rozpatrzenia reklamacji, jeżeli Klient udzieli na to zgody;

◦ powstrzymania się od ponownego obciążania Klienta, dopóki reklamacja nie zostanie rozpatrzona.

135. Chargeback: Klient ma prawo do skorzystania z procedury chargeback (obciążenia zwrotnego) w banku wydawcy karty, jeżeli:

◦ Sesja nie została zrealizowana z winy Pracowni;

◦ Klient został obciążony kwotą wyższą niż uzgodniona;

◦ transakcja została zrealizowana bez autoryzacji Klienta.

Zasady i terminy procedury chargeback określa wewnętrzny regulamin banku wydawcy karty oraz zasady schematów płatniczych (Visa, Mastercard) — Pracownia nie ma na nie wpływu.

136. Termin rozpoznania reklamacji płatności:

◦ przez Operatora Płatności — zgodnie z regulaminem Operatora Płatności, dostępnym na www.przelewy24.pl, w terminach wynikających z regulaminu Operatora Płatności i ustawy o usługach płatniczych;

◦ przez Pracownię — zgodnie z § 16 ust. 4 (14 dni od otrzymania).

137. Nieautoryzowana transakcja — w przypadku podejrzenia nieautoryzowanej transakcji Klient powinien niezwłocznie postąpić zgodnie z instrukcją zawartą w § 12 ust. 6.

§ 18. Zwroty

138. Podstawy zwrotu: Klientowi przysługuje zwrot uiszczonej opłaty za Sesję w następujących przypadkach:

◦ odstąpienie od umowy w terminie 14 dni przed rozpoczęciem świadczenia usługi (§ 15);

◦ odwołanie Sesji przez Klienta z zachowaniem terminu co najmniej 24 godzin przed rozpoczęciem, gdy Sesja była opłacona z góry (§ 6 ust. 7);

◦ odwołanie Sesji przez Terapeutę z przyczyn po stronie Pracowni (§ 6 ust. 5);

◦ odwołanie Sesji z powodu siły wyższej (§ 6 ust. 6);

◦ uznanie reklamacji dotyczącej wykonania usługi (§ 16);

◦ uwzględnienie reklamacji płatności (§ 17);

◦ błędne rozliczenie — np. podwójne obciążenie, obciążenie kwotą niezgodną z cennikiem.

139. Metoda zwrotu: zwrot następuje na tę samą metodę płatności, którą Klient uiścił opłatę:

◦ płatność BLIK-iem — zwrot na rachunek Klienta powiązany z BLIK-iem;

◦ płatność kartą — zwrot na tę samą kartę (uznanie karty);

◦ płatność przelewem online — zwrot na rachunek Klienta wskazany w przelewie;

◦ płatność Apple Pay / Google Pay — zwrot na kartę powiązaną z portfelem elektronicznym;

◦ płatność gotówką w gabinecie — zwrot gotówką w gabinecie lub, na życzenie Klienta, przelewem na wskazany rachunek.

Zmiana metody zwrotu na żądanie Klienta jest możliwa wyłącznie za uprzednim uzgodnieniem z Pracownią, po weryfikacji tożsamości Klienta.

140. Termin zwrotu: Pracownia realizuje zwrot niezwłocznie po stwierdzeniu podstawy, nie później jednak niż w terminie 14 dni od:

◦ dnia otrzymania oświadczenia o odstąpieniu od umowy;

◦ dnia otrzymania skutecznego odwołania Sesji;

◦ dnia uznania reklamacji.

141. Faktyczny czas otrzymania środków przez Klienta: zależny od banku wydawcy i schematu płatności, może wynosić:

◦ dla BLIK i przelewów online: 1–3 dni robocze;

◦ dla kart Visa, Mastercard: 1–14 dni roboczych (w zależności od banku wydawcy karty);

◦ dla portfeli elektronicznych (Apple Pay, Google Pay): 1–14 dni roboczych (jak dla kart bazowych).

Pracownia nie odpowiada za opóźnienia księgowania po stronie banku Klienta lub sieci płatniczej.

142. Zwrot częściowy: w przypadku:

◦ odstąpienia od pakietu Sesji po rozpoczęciu jego części — zgodnie z § 15 ust. 7;

◦ realizacji Sesji w skróconym wymiarze z winy Pracowni (§ 5 ust. 4) — proporcjonalnie do niezrealizowanej części Sesji;

◦ uznania reklamacji dotyczącej częściowej wady wykonania — proporcjonalnie do zakresu uznanej wady.

143. Zwrot na inny rachunek niż płatność pierwotna: w wyjątkowych sytuacjach, gdy zwrot na metodę pierwotną jest niemożliwy (np. zamknięta karta, zamknięty rachunek), Pracownia realizuje zwrot na rachunek bankowy Klienta wskazany w oświadczeniu, po weryfikacji tożsamości Klienta (np. skanem dokumentu tożsamości lub przelewem weryfikacyjnym 1 grosza).

144. Brak dodatkowych opłat: zwrot realizowany jest bez potrącania jakichkolwiek opłat po stronie Pracowni. Ewentualne opłaty przewalutowania po stronie banku Klienta lub sieci płatniczej — zgodnie z zasadami tego banku/sieci — pokrywa Klient.

§ 19. Tajemnica zawodowa i wyjątki od niej

145. Zasada podstawowa: Terapeuta jest zobowiązany do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych w związku ze świadczeniem usług psychologicznych i psychoterapeutycznych na rzecz Klienta, w tym samego faktu korzystania przez Klienta z usług Pracowni.

146. Zakres tajemnicy obejmuje:

◦ treść rozmów prowadzonych podczas Sesji;

◦ okoliczności zgłaszanych problemów i sytuacji życiowej Klienta;

◦ informacje o osobach trzecich wymienianych podczas Sesji;

◦ dokumentację terapeutyczną (notatki, transkrypcje, ustalenia z Kontraktu terapeutycznego);

◦ wyniki testów i innych narzędzi diagnostycznych;

◦ dane kontaktowe i identyfikacyjne Klienta;

◦ sam fakt bycia Klientem Pracowni.

147. Charakter bezterminowy: obowiązek zachowania tajemnicy zawodowej nie jest ograniczony w czasie — trwa również po zakończeniu współpracy z Klientem, a także po zakończeniu wykonywania zawodu przez Terapeutę. Po śmierci Klienta zwolnienie z tajemnicy może nastąpić wyłącznie na zasadach przewidzianych w przepisach prawa (w szczególności za pisemną zgodą osoby bliskiej, jeżeli ujawnieniu nie sprzeciwił się za życia Klient ani nie sprzeciwia się inna osoba bliska).

148. Podstawy prawne tajemnicy zawodowej:

◦ ustawa z dnia 23 stycznia 2026 r. o zawodzie psychologa oraz samorządzie zawodowym psychologów (art. 27) — a do czasu wejścia w życie jej przepisów o tajemnicy zawodowej (vacatio legis): ustawa z dnia 8 czerwca 2001 r. o zawodzie psychologa i samorządzie zawodowym psychologów (art. 14);

◦ Kodeks Etyczno-Zawodowy Polskiego Towarzystwa Psychologicznego;

◦ ustawa z dnia 19 sierpnia 1994 r. o ochronie zdrowia psychicznego (art. 50–52);

◦ RODO — jako obowiązek zachowania poufności danych szczególnej kategorii (art. 9 RODO).

149. Wyjątki od tajemnicy zawodowej — Terapeuta jest uprawniony lub zobowiązany do ujawnienia informacji objętych tajemnicą wyłącznie w następujących sytuacjach, przewidzianych w art. 27 ust. 2 ustawy o zawodzie psychologa oraz w innych przepisach powszechnie obowiązującego prawa:

A. Zagrożenie życia lub zdrowia (art. 27 ust. 2 pkt 2 ustawy o zawodzie psychologa)

◦ gdy zachowanie tajemnicy stanowiłoby poważne niebezpieczeństwo dla życia lub zdrowia Klienta albo innych osób;

◦ obejmuje w szczególności:

◦ wiarygodne zagrożenie samobójstwem (deklarowany zamiar samobójczy z konkretnym planem i środkami);

◦ wiarygodne zagrożenie przemocą wobec osób trzecich;

◦ stan bezpośrednio zagrażający zdrowiu Klienta (poważne pogorszenie stanu psychicznego wymagające hospitalizacji);

◦ w takich sytuacjach Terapeuta uprawniony jest do zawiadomienia właściwych osób lub służb — rodziny Klienta, lekarza psychiatry, pogotowia ratunkowego, Policji — w zakresie niezbędnym do ochrony życia lub zdrowia.

B. Zagrożenie życia lub zdrowia osoby małoletniej (art. 27 ust. 2 pkt 2 ustawy o zawodzie psychologa w zw. z ustawą o wspieraniu i resocjalizacji nieletnich z 2022 r.)

◦ w przypadku uzyskania informacji o zagrożeniu życia, zdrowia lub prawidłowego rozwoju osoby małoletniej — Terapeuta jest zobowiązany zawiadomić właściwe organy (Sąd rodzinny, Ośrodek Pomocy Społecznej, Policję);

◦ dotyczy to zarówno sytuacji, w której osobą zagrożoną jest sam Klient małoletni, jak i sytuacji, w której Klient dorosły przekazuje informacje o zagrożeniu małoletniego znajdującego się w jego otoczeniu.

C. Podejrzenie przemocy domowej (ustawa z dnia 29 lipca 2005 r. o przeciwdziałaniu przemocy domowej — w brzmieniu obowiązującym po nowelizacji z 2023 r.)

◦ w przypadku uzyskania podczas Sesji informacji o przemocy domowej, Terapeuta jest zobowiązany do wszczęcia procedury Niebieskiej Karty poprzez wypełnienie formularza „Niebieska Karta — A" i przekazanie go właściwym organom;

◦ obowiązek obejmuje przemoc fizyczną, psychiczną, seksualną, ekonomiczną oraz zaniedbanie.

D. Obowiązek zawiadomienia o zbrodni (art. 240 § 1 Kodeksu karnego)

◦ Terapeuta jest zobowiązany karnie do zawiadomienia organów ścigania o wiarygodnej wiadomości o karalnym przygotowaniu, usiłowaniu lub dokonaniu jednej z wyliczonych w art. 240 § 1 KK zbrodni, w tym w szczególności:

◦ ludobójstwa i zbrodni wojennych (art. 118, 118a, 120–124 KK);

◦ zamachu na Prezydenta RP (art. 134 KK);

◦ zabójstwa (art. 148 KK);

◦ wzięcia zakładnika (art. 252 KK);

◦ poważnych przestępstw seksualnych wobec małoletniego poniżej 15 roku życia (art. 197 § 3 i 4, art. 198, art. 200 KK — od nowelizacji z 2017 r.);

◦ zamachu terrorystycznego.

◦ Niezawiadomienie samo w sobie jest przestępstwem zagrożonym karą pozbawienia wolności do lat 3.

E. Obowiązek zawiadomienia o przestępstwie (art. 304 § 1 Kodeksu postępowania karnego)

◦ każdy, kto dowiedział się o przestępstwie ściganym z urzędu, ma społeczny obowiązek zawiadomienia o tym organów ścigania — obowiązek ten dotyczy również Terapeuty, w zakresie nieobjętym tajemnicą zawodową (której uchylenie w postępowaniu karnym regulują art. 180 oraz art. 199 Kodeksu postępowania karnego).

F. Wezwanie sądu, prokuratora lub innego uprawnionego organu (art. 27 ust. 2 pkt 1 ustawy o zawodzie psychologa w zw. z art. 180 § 2 Kodeksu postępowania karnego)

◦ Terapeuta może być zwolniony z tajemnicy zawodowej na mocy postanowienia sądu, w trybie i zakresie określonym w przepisach postępowania (w szczególności art. 180 § 2 Kodeksu postępowania karnego dla postępowania karnego);

◦ w takich sytuacjach Terapeuta ujawnia wyłącznie informacje wyraźnie objęte zwolnieniem, w minimalnym niezbędnym zakresie.

G. Pisemna zgoda Klienta (art. 27 ust. 2 pkt 5 ustawy o zawodzie psychologa)

◦ Klient może pisemnie zwolnić Terapeutę z tajemnicy zawodowej — w całości lub w części, na wskazany cel (np. przekazanie informacji lekarzowi, ubezpieczycielowi, adwokatowi, sądowi cywilnemu); w przypadku świadczeń udzielanych jednocześnie więcej niż jednej osobie (np. terapia par, terapia rodzinna, grupa terapeutyczna) zgoda na ujawnienie tajemnicy wymagana jest od wszystkich odbiorców tego świadczenia;

◦ zwolnienie może być w każdej chwili odwołane pisemnym oświadczeniem Klienta, bez skutku wstecznego dla ujawnień już dokonanych.

H. Współpraca z innymi specjalistami leczącymi Klienta (art. 27 ust. 2 pkt 3 ustawy o zawodzie psychologa)

◦ za uprzednią zgodą Klienta Terapeuta może przekazać innemu specjaliście leczącemu Klienta (np. psychiatrze, lekarzowi rodzinnemu, innemu psychoterapeucie) informacje niezbędne dla właściwego prowadzenia leczenia;

◦ Terapeuta przekazuje wyłącznie niezbędne informacje — a nie całą treść Sesji;

◦ Klient jest informowany o zakresie i celu przekazania.

I. Postępowanie dyscyplinarne wobec Terapeuty (art. 27 ust. 2 pkt 6 ustawy o zawodzie psychologa)

◦ w toku postępowania dyscyplinarnego prowadzonego przez samorząd zawodowy psychologów (lub odpowiednią komisję etyki Polskiego Towarzystwa Psychologicznego) — Terapeuta może ujawnić informacje objęte tajemnicą w zakresie niezbędnym do obrony przed zarzutami;

◦ postępowanie dyscyplinarne prowadzone jest z zachowaniem poufności.

150. Nadzwyczajne środki — w stanach bezpośredniego zagrożenia życia lub zdrowia Klienta lub innych osób Terapeuta ma prawo wezwać służby ratownicze (pogotowie ratunkowe, Policję) i pozostać z Klientem do czasu podjęcia interwencji przez uprawnione osoby lub służby, przekazując im informacje wyłącznie w zakresie niezbędnym do ochrony życia lub zdrowia. Podjęte działania są dokumentowane.

151. Superwizja z anonimizacją:

◦ Terapeuci Pracowni poddają swoją pracę Superwizji zgodnie z Kodeksem Etycznym PTP;

◦ w toku Superwizji Terapeuta omawia z Superwizorem prowadzone procesy terapeutyczne wyłącznie w formie zanonimizowanej — bez ujawniania danych identyfikujących Klienta (imion, nazwisk, adresów, miejsc pracy i innych informacji umożliwiających identyfikację);

◦ anonimizacja obejmuje również dane osób trzecich wymienianych przez Klienta;

◦ jeżeli Klient wyraził zgodę na wykorzystanie nagrania Sesji do celów Superwizji, materiał ten jest udostępniany Superwizorowi w formie zanonimizowanej.

152. Obowiązek informacyjny przed ujawnieniem: przed ujawnieniem informacji objętych tajemnicą — poza sytuacjami bezpośredniego zagrożenia życia — Terapeuta w miarę możliwości informuje Klienta o zakresie i celu ujawnienia oraz o podstawie prawnej działania. Nie dotyczy to sytuacji, w których uprzednie poinformowanie Klienta stanowiłoby zagrożenie dla postępowania (np. zawiadomienie o przemocy domowej wobec Klienta znajdującego się pod kontrolą sprawcy).

153. Zasada minimalizacji: w każdej sytuacji ujawnienia informacji objętych tajemnicą, Terapeuta ujawnia minimalny niezbędny zakres informacji — wyłącznie te, które są konieczne dla realizacji celu ujawnienia.

154. Sankcje za naruszenie tajemnicy: bezprawne ujawnienie tajemnicy zawodowej stanowi:

◦ przestępstwo — art. 266 § 1 Kodeksu karnego, zagrożone grzywną, karą ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2;

◦ naruszenie zasad etyki zawodowej — skutkujące odpowiedzialnością przed samorządem zawodowym / komisją etyki PTP;

◦ naruszenie ochrony danych osobowych — skutkujące odpowiedzialnością na podstawie RODO (kary administracyjne wymierzane przez Prezesa UODO);

◦ odpowiedzialność cywilną — obowiązek naprawienia szkody.

§ 20. Ochrona danych osobowych (RODO)

155. Administrator danych osobowych: administratorem danych osobowych Klientów Pracowni w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO jest podmiot wskazany w Danych Podmiotu na początku Regulaminu.

156. Kontakt w sprawie danych osobowych: pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych oraz żądania realizacji praw Klienta należy kierować na adres e-mail wskazany w Danych Podmiotu.

157. Cele przetwarzania danych osobowych:

◦ świadczenie usług psychologicznych i psychoterapeutycznych — na podstawie umowy z Klientem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. h RODO);

◦ prowadzenie dokumentacji terapeutycznej — na podstawie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. h RODO);

◦ realizacja płatności i rozliczeń podatkowych — na podstawie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);

◦ kontakt z Klientem (potwierdzenia wizyt, przypomnienia, korespondencja) — na podstawie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);

◦ rozpatrywanie reklamacji — na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Pracowni (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

◦ dochodzenie i obrona roszczeń — na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

◦ wypełnienie obowiązków wynikających z tajemnicy zawodowej i wyjątków od niej — na podstawie przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz żywotnych interesów Klienta lub innych osób (art. 6 ust. 1 lit. d RODO) w sytuacjach zagrożenia życia lub zdrowia;

◦ AI-transkrypcja — na podstawie odrębnej zgody Klienta (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO); zgoda może być w każdej chwili wycofana bez wpływu na przetwarzanie sprzed wycofania;

◦ obsługa kwestionariuszy diagnostycznych i przesiewowych (wysyłanych Klientowi elektronicznie lub przekazywanych w wersji papierowej) — odpowiedzi i wyniki stanowią element dokumentacji terapeutycznej (art. 9 ust. 2 lit. h RODO); wypełnienie kwestionariusza jest dobrowolne.

158. Kategorie przetwarzanych danych:

◦ dane identyfikacyjne — imię, nazwisko, data urodzenia;

◦ dane kontaktowe — e-mail, telefon, adres korespondencyjny;

◦ dane transakcyjne — identyfikator transakcji, kwota, data, metoda płatności (bez danych karty);

◦ dane szczególnej kategorii (art. 9 RODO) — dane dotyczące zdrowia, w tym zdrowia psychicznego, treść Sesji, ustalenia diagnostyczne, notatki terapeutyczne, opcjonalnie nagrania i transkrypcje Sesji.

159. Odbiorcy danych osobowych:

◦ podmioty przetwarzające działające na zlecenie Pracowni:

◦ PayPro SA (Przelewy24) — w zakresie realizacji płatności online;

◦ dostawca hostingu strony internetowej — w zakresie utrzymania serwera obsługującego stronę Pracowni i system CRM (obecnie: dhosting.pl sp. z o.o.);

◦ dostawca serwera Jitsi Meet — w zakresie zapewnienia infrastruktury sprzętowej dla Sesji online (dostawca zapewnia jedynie serwer wirtualny; konfiguracja i zarządzanie Jitsi Meet są w gestii Pracowni);

◦ dostawca bramki SMS (obecnie: SMSAPI sp. z o.o.) — w zakresie wysyłki powiadomień i przypomnień SMS (numer telefonu, treść powiadomienia);

◦ biuro rachunkowe (jeżeli Pracownia korzysta z jego usług) — w zakresie prowadzenia rozliczeń podatkowych;

◦ organy publiczne — w zakresie i sytuacjach opisanych w § 19 (wyjątki od tajemnicy zawodowej);

◦ odbiorcy wybrani przez Klienta — w przypadku wyrażenia przez Klienta pisemnej zgody na przekazanie danych (np. innemu specjaliście leczącemu, ubezpieczycielowi).

Dane osobowe Klienta nie są przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych, z zastrzeżeniem sytuacji, w której Klient wybierze korzystanie z Sesji online przez WhatsApp lub Google Meet — dostawcy tych usług (Meta Platforms Ireland Ltd., Google Ireland Ltd.) mogą przetwarzać metadane rozmowy zgodnie ze swoimi politykami prywatności, na co Klient wyraża zgodę wybierając te narzędzia.

160. Okres przechowywania danych osobowych:

◦ dane dokumentacji terapeutycznej — 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono udzielanie świadczeń (dla Klientów małoletnich — 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym Klient osiągnął pełnoletność), zgodnie z art. 28 ust. 9 i 10 ustawy z dnia 23 stycznia 2026 r. o zawodzie psychologa oraz samorządzie zawodowym psychologów, chyba że odrębne przepisy przewidują okres dłuższy; po upływie tego okresu dokumentacja jest niszczona w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści;

◦ dane rozliczeniowe i faktury — 5 lat od końca roku podatkowego, którego dotyczą (obowiązek podatkowy);

◦ dane kontaktowe do celów korespondencji bieżącej — do momentu wycofania zgody lub zakończenia współpracy plus okres przedawnienia roszczeń;

◦ nagrania Sesji i surowe transkrypcje — nagrania maksymalnie 60 dni (§ 8 ust. 5), surowe transkrypcje maksymalnie 30 dni (§ 9 ust. 5);

◦ zanonimizowane transkrypcje — 5 lat (§ 9 ust. 5);

◦ dane związane z reklamacjami i roszczeniami — okres przedawnienia roszczeń (co do zasady 6 lat lub okres wynikający z przepisów szczególnych).

161. Prawa Klienta w związku z przetwarzaniem danych osobowych (art. 15–22 RODO):

◦ prawo dostępu do danych (art. 15) — Klient może uzyskać informację o zakresie przetwarzania i kopię swoich danych;

◦ prawo do sprostowania (art. 16) — Klient może żądać poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych;

◦ prawo do usunięcia („prawo do bycia zapomnianym", art. 17) — Klient może żądać usunięcia danych; realizacja tego prawa jest ograniczona w zakresie danych, których przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych Pracowni (np. dokumentacja terapeutyczna, dokumenty księgowe);

◦ prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18);

◦ prawo do przenoszenia danych (art. 20) — w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany;

◦ prawo do sprzeciwu (art. 21) — w zakresie przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Pracowni;

◦ prawo do wycofania zgody (art. 7 ust. 3) — dla przetwarzań opartych na zgodzie (np. AI-transkrypcja), bez wpływu na przetwarzanie sprzed wycofania;

◦ prawo do skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (www.uodo.gov.pl).

162. Bezpieczeństwo danych:

◦ Pracownia wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych (art. 32 RODO), w tym:

◦ szyfrowanie danych w spoczynku (dyski szyfrowane) i w tranzycie (SSL/TLS);

◦ kontrola dostępu do systemów (hasła, uwierzytelnianie);

◦ audit trail dostępów do dokumentacji terapeutycznej;

◦ regularne kopie zapasowe;

◦ szkolenia personelu w zakresie ochrony danych.

163. Naruszenie ochrony danych: w przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych Pracownia zgłasza incydent do Prezesa UODO w terminie 72 godzin od stwierdzenia (art. 33 RODO) oraz — jeżeli naruszenie stwarza wysokie ryzyko dla praw i wolności Klientów — powiadamia zainteresowane osoby (art. 34 RODO).

164. Pliki cookie: strona internetowa Pracowni wykorzystuje pliki cookie w zakresie niezbędnym do prawidłowego funkcjonowania serwisu oraz — po uzyskaniu zgody Klienta — w celach analitycznych. Szczegółowe informacje o wykorzystywanych plikach cookie oraz sposobie zarządzania nimi znajdują się w Polityce Prywatności dostępnej na stronie internetowej Pracowni.

§ 21. Odpowiedzialność stron

165. Odpowiedzialność Pracowni:

◦ Pracownia odpowiada za świadczenie usług z należytą starannością zawodową, zgodnie z Kodeksem Etycznym PTP i aktualną wiedzą psychologiczną i psychoterapeutyczną;

◦ Pracownia odpowiada za zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych Klienta zgodnie z RODO;

◦ Terapeuci Pracowni posiadają ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywanego zawodu — informacja o zakresie ubezpieczenia dostępna jest na życzenie Klienta;

◦ odpowiedzialność Pracowni z tytułu Umowy — z wyłączeniem szkód wyrządzonych z winy umyślnej lub z rażącego niedbalstwa — jest ograniczona do wysokości opłat wniesionych przez Klienta za usługi świadczone w ostatnich 12 miesiącach poprzedzających zdarzenie stanowiące podstawę odpowiedzialności; ograniczenie to nie dotyczy szkód na osobie ani innych przypadków, w których ograniczenie odpowiedzialności wobec konsumenta jest niedopuszczalne na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

166. Wyłączenie odpowiedzialności Pracowni: Pracownia nie ponosi odpowiedzialności za:

◦ przerwy w łączności lub inne trudności techniczne po stronie Klienta uniemożliwiające przeprowadzenie Sesji online;

◦ działanie usług dostarczanych przez podmioty trzecie (WhatsApp, Google Meet, operator sieci internetowej Klienta, operator sieci komórkowej), zgodnie z ich regulaminami;

◦ skutki decyzji Klienta podjętych po Sesji na podstawie własnej interpretacji jej treści — odpowiedzialność za takie decyzje spoczywa na Kliencie;

◦ siłę wyższą, w tym w szczególności zdarzenia obejmujące klęski żywiołowe, epidemie, awarie infrastruktury krytycznej;

◦ działania organów państwa uniemożliwiające lub ograniczające świadczenie usług.

167. Odpowiedzialność Klienta: Klient odpowiada za:

◦ prawdziwość danych podanych podczas rezerwacji Sesji;

◦ terminowe regulowanie opłat zgodnie z Regulaminem i cennikiem;

◦ powstrzymanie się od nagrywania Sesji bez zgody Terapeuty (§ 8 ust. 1);

◦ poszanowanie dóbr osobistych Terapeuty i pozostałych osób;

◦ własne decyzje życiowe podejmowane w związku z prowadzoną psychoterapią.

168. Odpowiedzialność za dostawców zewnętrznych: Klient przyjmuje do wiadomości, że wybór narzędzi wideokomunikacji niebędących w infrastrukturze Pracowni (WhatsApp, Google Meet) oznacza akceptację regulaminów oraz polityk prywatności tych dostawców. Pracownia nie ma wpływu na sposób przetwarzania danych przez tych dostawców.

169. Odpowiedzialność za AI-transkrypcję: Pracownia odpowiada za realizację zasad opisanych w § 9, w tym za zasadę lokalności przetwarzania (Whisper na sprzęcie Pracowni). Klient ma prawo w każdej chwili wycofać zgodę na AI-transkrypcję.

§ 22. Postanowienia końcowe

170. Prawo właściwe: w sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności:

◦ Kodeksu cywilnego;

◦ ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta;

◦ ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną;

◦ ustawy z dnia 23 stycznia 2026 r. o zawodzie psychologa oraz samorządzie zawodowym psychologów (w zakresie, w jakim jej przepisy weszły w życie; do tego czasu — ustawy z dnia 8 czerwca 2001 r. o zawodzie psychologa i samorządzie zawodowym psychologów);

◦ ustawy z dnia 19 sierpnia 1994 r. o ochronie zdrowia psychicznego;

◦ RODO oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

171. Właściwość sądu: ewentualne spory wynikłe z Umowy lub w związku z Umową będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla miejsca zamieszkania Klienta będącego konsumentem, zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania cywilnego. Klient nie będący konsumentem — sąd właściwy dla siedziby Pracowni.

172. Pozasądowe rozwiązywanie sporów konsumenckich — Klient będący konsumentem ma prawo skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, w szczególności:

◦ bezpłatna pomoc powiatowego (miejskiego) rzecznika konsumentów (właściwego dla miejsca zamieszkania Klienta) — informacje: www.uokik.gov.pl → „Konsumenci" → „Rzecznicy konsumentów";

◦ postępowanie przed stałym polubownym sądem konsumenckim przy właściwym Wojewódzkim Inspektorze Inspekcji Handlowej.

173. Klauzula salwatoryjna: gdyby którekolwiek z postanowień Regulaminu okazało się nieważne lub bezskuteczne, w szczególności ze względu na jego niezgodność z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa konsumenckiego — pozostałe postanowienia Regulaminu pozostają w mocy. W miejsce postanowień nieważnych stosuje się przepisy prawa powszechnie obowiązującego.

174. Klauzula ochrony konsumenta: żadne z postanowień Regulaminu nie może być interpretowane w sposób ograniczający prawa Klienta będącego konsumentem, gwarantowane bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa. W przypadku sprzeczności — pierwszeństwo mają przepisy prawa konsumenckiego.

175. Zmiany Regulaminu: zasady zmiany Regulaminu opisane są w § 2 ust. 5–7. Do Umów zawartych przed datą wejścia w życie zmienionego Regulaminu stosuje się postanowienia w brzmieniu obowiązującym w dacie zawarcia Umowy.

176. Archiwizacja Regulaminu: aktualna oraz historyczne wersje Regulaminu są archiwizowane przez Pracownię i udostępniane Klientowi na żądanie.

177. Data wejścia w życie: niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 15.07.2026 i zastępuje wszelkie wcześniejsze regulaminy Pracowni. Do Umów zawartych przed tą datą stosuje się przepisy poprzedniego regulaminu, chyba że Klient wyrazi zgodę na stosowanie do jego Umowy postanowień niniejszego Regulaminu.